Organice los permisos de acceso para evitar que personas inadecuadas accedan a los documentos o los utilicen.
La gestión documental se ha convertido en un aspecto esencial para las organizaciones modernas. En un mundo donde la información fluye constantemente y donde la eficiencia se traduce en rentabilidad, la administración adecuada de los documentos es critical.
Seguridad de los documentos. Cuando los documentos no se gestionan, la posibilidad de que se exponga información importante a las personas equivocadas es appreciable. Si información reasonable y vital que cae en las manos equivocadas puede ocasionar un daño irreversible a una empresa. Un sistema de gestión documental permiten proteger la información confidencial mediante políticas de seguridad rigurosas y un Regulate de acceso basado en roles donde solo los usuarios autorizados pueden ver ciertos archivos o documentos.
Esto es una ventaja para las organizaciones que no dedican ya algunos miembros de su particular informático a la ciberseguridad.
Seguridad: Los servicios en la nube proporcionan tranquilidad, al permitir el cumplimiento de las normas y ofrecer respaldos fiables, así como actualizaciones y parches automatizados.
Acceso seguro y compartición: proporciona opciones avanzadas de Management de permisos para compartir documentos de forma segura, tanto dentro como fuera de la organización.
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Se puede encontrar un gran número de sistemas para la gestión documental en el mercado. Algo como ‘el mejor DMS’ no existe, desafortunademente. Cada paquete software tiene características específicas, lo que significa que no todos los gestores documentales son adecuados para todas las organizaciones.
Esto garantiza una gestión eficiente, segura y sin complicaciones para las empresas que buscan delegar el mantenimiento tecnológico en expertos.
La versatilidad de la aplicación, que incluye herramientas administrativas, a partir de las cuales se pueden definir roles y cuotas de usuario, el nivel de seguridad de cada documento, el log de actividad y la configuración de tareas.
Seguridad y Cumplimiento: Es esencial asegurar que ambas plataformas, la nube y los sistemas on-premise, cumplan con las políticas de seguridad y las normativas de la industria.
Trazabilidad: Permite rastrear el origen y las modificaciones de los documentos a lo largo del tiempo.
Manage de versiones: mantiene un historial detallado de los cambios realizados en los documentos, asegurando la trazabilidad y evitando conflictos de edición.
Automatización de los flujos de trabajo, capaces de mejorar la eficiencia de la empresa y de reducir los errores manuales,